如何面對(duì)項(xiàng)目延期
在項(xiàng)目管理的圈子里，聊到項(xiàng)目延期這件事仿佛就像家常便飯一樣，大家都見怪不怪了，不過(guò)從我們公司來(lái)看，項(xiàng)目發(fā)生延期的概率倒是明顯低于平均線的，可能與所處的行業(yè)有關(guān)。
了解眾齊軟件的伙伴們都知道，我們是一家專門做供熱信息化的企業(yè)，供熱行業(yè)有一個(gè)特點(diǎn)，就是供熱交費(fèi)期比較集中，所以項(xiàng)目一般不敢延期，也最怕延期。雖說(shuō)如此，但是項(xiàng)目做得多了，延期得事情還是會(huì)碰到，下面我們就聊一聊項(xiàng)目延期這件事。
為什么會(huì)延期
在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，導(dǎo)致項(xiàng)目延期的原因可以說(shuō)是多種多樣，內(nèi)部和外部的原因都有，但是常見的原因有以下幾方面：
進(jìn)度計(jì)劃不合理
項(xiàng)目實(shí)施前，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)根據(jù)項(xiàng)目的整體情況對(duì)進(jìn)度進(jìn)行規(guī)劃，合理的進(jìn)度規(guī)劃是項(xiàng)目如期上線的重要保障，但是受制于整體戰(zhàn)略形勢(shì)、團(tuán)隊(duì)文化和人員素質(zhì)等諸多因素影響，進(jìn)度計(jì)劃也會(huì)出現(xiàn)不合理之處：
- 遺漏項(xiàng)目任務(wù)：項(xiàng)目進(jìn)行需求調(diào)研后，整體的項(xiàng)目邊界應(yīng)該已經(jīng)確定，此時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理要進(jìn)行任務(wù)分解，在項(xiàng)目管理中叫WBS。任務(wù)分解要遵循百分百原則，即不能出現(xiàn)漏項(xiàng)，也不能包含不在項(xiàng)目范圍之內(nèi)的任何產(chǎn)品或活動(dòng)，如果項(xiàng)目經(jīng)理在此階段就遺漏了任務(wù)且不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，那么項(xiàng)目很有可能會(huì)出現(xiàn)延期。
- 工時(shí)預(yù)估不準(zhǔn)：需求范圍模糊、任務(wù)理解不充分、預(yù)估方法不科學(xué)都會(huì)導(dǎo)致預(yù)估工時(shí)與實(shí)際所需時(shí)間出現(xiàn)偏差。雖然工時(shí)預(yù)估難以做到100%的準(zhǔn)確，但是如果整體進(jìn)度計(jì)劃中，出現(xiàn)了較大程度的偏差，那么還是會(huì)給工期和進(jìn)度帶來(lái)不小的壓力。
- 客觀形勢(shì)所迫：受限于整體戰(zhàn)略形勢(shì)，項(xiàng)目能留給實(shí)施階段的時(shí)間已不足，項(xiàng)目經(jīng)理只能臨危受命，此時(shí)制定的進(jìn)度計(jì)劃難免會(huì)偏于激進(jìn)而合理性稍差。
資源分配不合理
做項(xiàng)目管理的人都知道，任何一個(gè)項(xiàng)目的資源都不可能是絕對(duì)充足的，那么如何合理地對(duì)資源進(jìn)行分配就成了考研項(xiàng)目經(jīng)理地一道關(guān)卡。如一個(gè)收費(fèi)客服綜合性項(xiàng)目，何時(shí)分配資源進(jìn)行功能開發(fā)，何時(shí)分配資源進(jìn)行接口調(diào)試，都是有一定的邏輯關(guān)系的，如果分配不合理，就會(huì)出現(xiàn)資源浪費(fèi)，最終可能會(huì)延期。
需求變更頻繁
市場(chǎng)環(huán)境瞬息萬(wàn)變、客戶需求與時(shí)俱進(jìn)，再加上前期疏于考量的事情時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致項(xiàng)目需求一變?cè)僮儯@些變化對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)是否按計(jì)劃推進(jìn)都會(huì)產(chǎn)生影響。主要體現(xiàn)在兩點(diǎn)：
- 需求變更經(jīng)常導(dǎo)致返工和資源浪費(fèi)，很多工作推翻重做。
- 對(duì)變更后的需求缺少有效的管理和控制，導(dǎo)致進(jìn)度愈發(fā)失控。
如何有效控制延期
進(jìn)度計(jì)劃多方求證
制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃后，要和負(fù)責(zé)項(xiàng)目的各個(gè)分管負(fù)責(zé)人進(jìn)行求證，如收費(fèi)系統(tǒng)產(chǎn)品經(jīng)理、數(shù)據(jù)遷移負(fù)責(zé)人、硬件采買人員等，得到大家的一致認(rèn)可后，此份進(jìn)度計(jì)劃則會(huì)更加合理且可操作性強(qiáng)。
制定高效的溝通機(jī)制
項(xiàng)目實(shí)施需要一個(gè)團(tuán)隊(duì)的共同努力才能達(dá)成目標(biāo)，團(tuán)隊(duì)協(xié)作就會(huì)涉及到人與人溝通。我們要建立高效的溝通機(jī)制來(lái)確保團(tuán)隊(duì)中各方成員實(shí)時(shí)信息共享，如周報(bào)、日?qǐng)?bào)、定期會(huì)議、請(qǐng)假制度等。
規(guī)范和控制需求變更
當(dāng)需求變更發(fā)生時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要統(tǒng)一對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的認(rèn)知，再不影響項(xiàng)目主要目標(biāo)的前提下再對(duì)需求進(jìn)行規(guī)范控制管理，其主要步驟如下：
- 分析需求變更的背景和內(nèi)外部原因，討論新需求的合理性以及可能帶來(lái)的隱患；
- 提交需求變更確認(rèn)書給相關(guān)負(fù)責(zé)人，使其充分知曉該需求的設(shè)計(jì)方式及所帶來(lái)的影響；
- 若需求確定發(fā)生變更，則需要按照既定的優(yōu)先級(jí)和資源情況合理安排，保證項(xiàng)目目標(biāo)不遭受沖擊。
發(fā)生延期了怎么辦
雖然我們已經(jīng)有很多手段來(lái)避免項(xiàng)目延期了，但是現(xiàn)實(shí)環(huán)境是非常復(fù)雜的，很多項(xiàng)目最終還是發(fā)生了延期。那么對(duì)已經(jīng)發(fā)生或即將發(fā)生的項(xiàng)目延期我們應(yīng)該如何去做呢？
風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警
項(xiàng)目延期一般都不會(huì)發(fā)生在一瞬間，它的出現(xiàn)是一個(gè)積累的過(guò)程，既然如此，我們應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目有延期風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，必要時(shí)要對(duì)相關(guān)方發(fā)送正式的通知函件。項(xiàng)目延期必然會(huì)導(dǎo)致?lián)p失，但是為了使各方避免遭受更大的損失，延期預(yù)警顯得尤為重要，切忌項(xiàng)目延期在出現(xiàn)明顯趨勢(shì)或定勢(shì)的情況下，仍然瞞而不報(bào)。
補(bǔ)救措施
項(xiàng)目延期是各方人員都不愿看到的情況，但是如果不可避免或已經(jīng)發(fā)生了，那么我們應(yīng)當(dāng)考慮要采取什么措施進(jìn)行補(bǔ)救。簡(jiǎn)單分享幾項(xiàng)我個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)：
- 棄車保帥：在項(xiàng)目進(jìn)度明顯滯后的情況下，與相關(guān)方協(xié)商，將資源集中在主要功能業(yè)務(wù)上，如將收費(fèi)項(xiàng)目的常規(guī)渠道收費(fèi)、打票業(yè)務(wù)完成上線，第三方以及自助渠道的收費(fèi)業(yè)務(wù)延遲上線。
- 分步上線：如果是一個(gè)分布式項(xiàng)目，在沒(méi)有足夠資源支持同時(shí)上線的情況，那么就采取分步上線。如一個(gè)集團(tuán)性公司，先讓某幾個(gè)重點(diǎn)公司上線，其他公司的業(yè)務(wù)由已上線的公司代為處理。
- 變更方案：原有的實(shí)施計(jì)劃、方案發(fā)生了延期，如果相關(guān)負(fù)責(zé)人表示可以接收替代方案，那么可以有效地挽回?fù)p失甚至成功將延期補(bǔ)救回來(lái)。如項(xiàng)目制定的硬件方案采購(gòu)周期長(zhǎng)，則采用利舊的方案能夠有效地挽回延期損失。當(dāng)然變更方案所帶來(lái)的另一方面影響也要一并考慮，比如變更硬件涉及到的重新部署和資金問(wèn)題等。
