規(guī)劃咨詢
在早期的信息化建設(shè)中,采用的都是項(xiàng)目型思維,或購買一款軟件產(chǎn)品進(jìn)行實(shí)施,或找團(tuán)隊(duì)直接定制開發(fā),基本上是一次性交易和項(xiàng)目實(shí)施。但智慧供熱發(fā)展到今天的階段,并不是簡單“項(xiàng)目交付”的模式,而是貢獻(xiàn)智慧、分享經(jīng)驗(yàn)的過程。
信息化是需長期投入的,這種投入應(yīng)該是持續(xù)的,并且與企業(yè)發(fā)展相一致的。信息化投入還有一個(gè)規(guī)律性的特征,大起大落的波段性投入,往往會對整個(gè)信息化規(guī)劃帶來嚴(yán)重的傷害。企業(yè)信息化的項(xiàng)目大多都是管理的延伸和落地,管理是應(yīng)該連貫、持續(xù)、不斷深入的,起伏不定的管理就會對供熱企業(yè)產(chǎn)生很多負(fù)面影響。因此很多優(yōu)秀的供熱企業(yè)都是每年有預(yù)算來推動信息化的持續(xù)迭代。
在信息化實(shí)際實(shí)施過程中,光需求調(diào)研要占到整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的三分之一,而且項(xiàng)目上線只是萬里長征的第一步,管理和信息化的融合是一個(gè)緩慢和痛苦的過程,接下來是“無休止的更新迭代”。
因此,眾齊軟件認(rèn)為“謹(jǐn)慎前行”是供熱行業(yè)信息化最好的方式,供熱企業(yè)要做好信息化的咨詢規(guī)劃,既要出藍(lán)圖,又要分階段出詳細(xì)的需求調(diào)研和解決方案,這樣才能避免重復(fù)投資,實(shí)現(xiàn)持續(xù)迭代。眾齊軟件配置有專業(yè)的售前團(tuán)隊(duì)、產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)、實(shí)施團(tuán)隊(duì)來保證項(xiàng)目的最佳實(shí)踐,其中咨詢規(guī)劃工作圍繞調(diào)研、分析、設(shè)計(jì)三個(gè)階段來展開。
調(diào)研
這一步經(jīng)常被忽略,特別是在對項(xiàng)目實(shí)施很有把握的時(shí)候更容易被忽略。很多供熱軟件供應(yīng)商往往認(rèn)為自己有很多年的經(jīng)驗(yàn),又有樣板用戶的最佳實(shí)踐,就拿著其他供熱企業(yè)的成功案例生搬硬套、快速上線,最后往往水土不服,項(xiàng)目出現(xiàn)致命風(fēng)險(xiǎn)。
俗話說“知己知彼,百戰(zhàn)不殆”,對供熱行業(yè)來說則是剖析自己、對標(biāo)同行,然后尋找到自己的實(shí)踐路徑。通過現(xiàn)狀調(diào)研,了解供熱企業(yè)信息化現(xiàn)狀、明確供熱企業(yè)信息化建設(shè)目標(biāo)、制定未來的信息化發(fā)展規(guī)劃。
調(diào)研方式
眾齊軟件咨詢規(guī)劃團(tuán)隊(duì)已具有十多年的供熱行業(yè)信息化經(jīng)驗(yàn),基于以往幾百個(gè)供熱軟件項(xiàng)目的經(jīng)歷,我們總結(jié)出了調(diào)研六法:觀察法、體驗(yàn)法、訪談法、問卷調(diào)查法、單據(jù)分析法、需求調(diào)研會,保證我們能切實(shí)理解供熱企業(yè)的需求,讓項(xiàng)目取得最佳的落地效果。
- 觀察法:到供熱企業(yè)工作現(xiàn)場,看看員工是怎樣工作的,用了什么工具,什么時(shí)候填寫了什么單據(jù),制作了什么報(bào)表等等;
- 體驗(yàn)法:親自到崗位上去當(dāng)一會供熱企業(yè)臨時(shí)員工,過程中去了解這個(gè)崗位或角色的職責(zé)及工作內(nèi)容,我們很多工程師就當(dāng)過收費(fèi)員、客服接線員;
- 問卷調(diào)查法:就是基于需求人員對于供熱行業(yè)知識的了解,設(shè)計(jì)一些開放或封閉問題,來讓供熱企業(yè)員工回答問卷中問題;
- 訪談法:通過面對面、電話、微信等方式展開,正式的訪談涉及準(zhǔn)備、對象確定、時(shí)間地點(diǎn)、會議、結(jié)果梳理、結(jié)果確認(rèn)等環(huán)節(jié);
- 單據(jù)分析法:比如現(xiàn)在要做一個(gè)收費(fèi)系統(tǒng),那么與收費(fèi)相關(guān)的單據(jù)有哪些。主要圍繞系統(tǒng)目標(biāo)來進(jìn)行業(yè)務(wù)單據(jù)收集;
- 報(bào)表分析法:供熱企業(yè)對信息的綜合型需求主要體現(xiàn)在報(bào)表里,通過報(bào)表能了解到管理者關(guān)注哪些有價(jià)值的信息,以及報(bào)表的數(shù)據(jù)來自哪些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié);
- 需求調(diào)研會:需要多部門多崗位協(xié)同完成、或者有些需求存在矛盾沖突的情況,就需要召開需求調(diào)研會一起溝通。
調(diào)研內(nèi)容
需求調(diào)研是通過和用戶反復(fù)溝通而獲取用戶需求的一系列活動,又被稱為需求獲取、需求收集。一般我們常說的理解業(yè)務(wù)與需求調(diào)研往往是交錯(cuò)進(jìn)行的,需求調(diào)研的過程則是我們深入了解用戶業(yè)務(wù)的過程。眾齊軟件把需要調(diào)研的需求內(nèi)容分為以下四類:
- 業(yè)務(wù)需求:要明確項(xiàng)目背景或項(xiàng)目目標(biāo)。比如:為了提升收費(fèi)效率,為了提高客服質(zhì)量,為了加強(qiáng)設(shè)備管理,為了安全生產(chǎn),為了降本增效等;
- 用戶需求:各崗位角色的工作內(nèi)容。?比如:獲取熱計(jì)量戶的費(fèi)用,統(tǒng)計(jì)中維修工的完成工單數(shù)量,收費(fèi)主管、財(cái)務(wù)主管完成對賬、封賬工作等;
- 功能需求:軟件系統(tǒng)需要具備什么樣的功能,比如:為了將稽查情況及時(shí)反饋需要支持移動稽查功能等;
- 非功能性需求:界面友好性、美觀性、人性化操作提示、易學(xué)性、易用性、健壯性等。
調(diào)研總結(jié)
與供熱企業(yè)各部門業(yè)務(wù)人員訪談?wù){(diào)研后要輸出訪談紀(jì)要,討論會后要輸出會議紀(jì)要,調(diào)研問卷收到反饋后要輸出問卷分析報(bào)告。通過調(diào)研后的分析、抽象、總結(jié),對供熱業(yè)務(wù)和系統(tǒng)現(xiàn)狀的痛點(diǎn)才能比較了解,下一步才能對癥下藥,給出更加契合的方案。除了對業(yè)務(wù)現(xiàn)狀的調(diào)研外,還需要調(diào)研供熱信息化系統(tǒng)現(xiàn)狀。要了解當(dāng)前系統(tǒng)的建設(shè)情況,才能有的放矢,考慮如何利舊現(xiàn)有系統(tǒng),新的系統(tǒng)如何與舊系統(tǒng)銜接,只有這樣才能輸出接地氣的解決方案。
分析
需求是信息化起點(diǎn),所有項(xiàng)目成員都是圍繞需求展開工作,可以說對需求的把握越精準(zhǔn),工作價(jià)值就越高。而需求分析就是從用戶提出的需求出發(fā),找到用戶內(nèi)心真正的渴望,再轉(zhuǎn)化為產(chǎn)品需求的過程。將抽象、零散、概略、隨性的用戶需求轉(zhuǎn)化成具體、詳細(xì)、結(jié)構(gòu)化的產(chǎn)品需求,是需求分析的重要目標(biāo)。
將抽象需求具體化
這個(gè)過程就是要將用戶模糊、零散的抽象需求,轉(zhuǎn)化為落到實(shí)處的系統(tǒng)功能的過程。眾齊軟件首先會引導(dǎo)用戶思考提出自己的思考方案,有些用戶善于思考,琢磨系統(tǒng)各項(xiàng)功能,天生就是一產(chǎn)品經(jīng)理。有些用戶剛涉足行業(yè)業(yè)務(wù)不久,對于如何管理如何做信息化都不是特別了解,此時(shí),就需要我們多為用戶考慮,設(shè)計(jì)方案。
用自然語言描述將需求正規(guī)化
用戶的需求往往都是非常隨意的,零散的,需求分析者作為用戶與研發(fā)人員之間的溝通橋梁,要構(gòu)建好這部分信息傳遞很重要。過程中要將用戶的描述轉(zhuǎn)換成更精準(zhǔn)的語言,更接近于研發(fā)人員能夠理解的語言。當(dāng)然并不是要寫充滿各種技術(shù)術(shù)語的語言,讓普通用戶一點(diǎn)也看不懂,而是尋求自然語言與技術(shù)語言之間的平衡。例如:一名客戶支持錄入多個(gè)其他電話。這些描述只要做些解釋和演示,一般用戶都能理解;而研發(fā)者也能理解。
需求變更處理
合理的需求變化、先進(jìn)的管理思路都為產(chǎn)品提供了非常好的優(yōu)化素材及機(jī)會,正是因?yàn)橛辛诉@些需求的變化,才能讓管理更加與時(shí)俱進(jìn)。眾齊軟件總結(jié)出以下一些產(chǎn)生需求變更的原因,只要做好應(yīng)對,每一個(gè)新的需求都是一次改善的機(jī)會:
- 需求調(diào)研階段不充分:忽略了某些情況,調(diào)研方向出現(xiàn)偏差。深入前期的溝通,調(diào)整溝通方式及頻率可以改善的;
- 需求確認(rèn)過程理解偏差、有歧義:設(shè)計(jì)方案與用戶真實(shí)情況進(jìn)行匹配,雙方以為理解了彼此的意思,但實(shí)際卻是相差甚遠(yuǎn);
- 特殊異常情況沒考慮:異常業(yè)務(wù)由于發(fā)生概率很小,而往往調(diào)研時(shí)間有限,很容易被用戶、需求人員忽略;
- 系統(tǒng)靈活性、擴(kuò)展性不夠:對于政策性、帶有一定地域規(guī)則性的需求,設(shè)計(jì)上無法兼容各地不同情況;
- 設(shè)計(jì)有瑕疵: 設(shè)計(jì)是對調(diào)研結(jié)果的總結(jié)、提煉、實(shí)現(xiàn)的過程,在設(shè)計(jì)中有時(shí)會出現(xiàn)遺漏了某些需求,錯(cuò)誤處理了某些需求等;
- 實(shí)施方案不成熟:用戶對于軟件沒有真正掌握,實(shí)施人員缺少創(chuàng)造性解決問題的思路,不能借助產(chǎn)品某些功能靈活應(yīng)用;
- 業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)范圍變化、習(xí)慣變化、管理思路不斷變化:每個(gè)企業(yè)都是在發(fā)展、變化的,有可能引入新的業(yè)務(wù),取消某些業(yè)務(wù)、改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)的處理方式等等;
- 管理在改善:企業(yè)運(yùn)營中會遇到各種各樣的管理問題,管理者總是在不斷嘗試改善管理方式,解決管理難題,努力提高收入、降低成本、提高競爭力等。
設(shè)計(jì)
價(jià)值分析
根據(jù)前期調(diào)研過程中對用戶痛處的把握、各項(xiàng)業(yè)務(wù)啟動的時(shí)間節(jié)點(diǎn),我們就要以系統(tǒng)性方式去分析哪些需求價(jià)值高,哪些需求價(jià)值低。這樣才能為后續(xù)需求優(yōu)先級良好排序做好穩(wěn)固的基礎(chǔ)。而對于新系統(tǒng)來說,要分析的就是這個(gè)系統(tǒng)將來會給用戶帶來什么,如何改善管理模式,這才是軟件價(jià)值所在。
規(guī)劃軟件邊界
規(guī)劃好一個(gè)系統(tǒng)為用戶做什么,不做什么。無論多么龐大的系統(tǒng),都不可能處理管理過程中發(fā)生的任何事情,總有一部分軟件可以處理,剩余部分不可以處理的。因此規(guī)劃好軟件邊界是對項(xiàng)目范圍的一種細(xì)化明確,也是讓系統(tǒng)更加專業(yè)化的重要關(guān)鍵。有時(shí)可能剩余部分由其他軟件來處理,那就會涉及到我們的系統(tǒng)與其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換了。此時(shí),更要規(guī)劃好我們的軟件與其他軟件的邊界,各個(gè)軟件之間是如何分工,什么情況下需要從其他軟件中獲取數(shù)據(jù),什么情況下需要向其他軟件推送數(shù)據(jù)。比如:收費(fèi)系統(tǒng)負(fù)責(zé)收費(fèi)、客戶資料管理等,計(jì)量抄表系統(tǒng)負(fù)責(zé)向收費(fèi)系統(tǒng)傳輸年度抄表結(jié)果數(shù)據(jù)。
規(guī)劃工作方式
規(guī)劃各崗位人員使用軟件后的具體工作過程,規(guī)劃相關(guān)崗位的職員在使用軟件之后應(yīng)該如何工作,圍繞軟件的具體工作步驟是什么。大致包括以下幾個(gè)方面:
- 使用系統(tǒng)的地點(diǎn)。是辦公室、收費(fèi)大廳,還是像稽查人員那樣到用熱戶現(xiàn)場去施工,這些都需要明確,因?yàn)檫@會決定軟件最終運(yùn)行在什么平臺上,像是一些像稽查一樣的巡檢崗位,則要求系統(tǒng)能夠運(yùn)行在移動設(shè)備的平臺中,而對辦公室、收費(fèi)大廳人員來說,常用的設(shè)備就是計(jì)算機(jī)了,則要求系統(tǒng)能夠運(yùn)行在PC端設(shè)備中;
- 使用系統(tǒng)的時(shí)間。所謂要考慮軟件使用時(shí)間,就是要考慮軟件的運(yùn)行壓力,提前做預(yù)案。例如代收系統(tǒng)一般對于并發(fā)性要求較高的,則需要在并發(fā)性方面提前做好規(guī)劃才行;
- 使用軟件的觸發(fā)事件。規(guī)劃所有崗位人員,哪些業(yè)務(wù)處理時(shí),需要使用軟件,處理不同的業(yè)務(wù)時(shí),分別需要對應(yīng)使用哪些功能。
減少重復(fù)勞動
盡量避免給用戶帶來重復(fù)勞動,重復(fù)勞動可能會導(dǎo)致軟件無法上線,勉強(qiáng)上線了,最終還可能會由于用戶無法忍受,而拒絕使用。一般我們常遇到的重復(fù)勞動,就是數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入。產(chǎn)生重復(fù)錄入的幾個(gè)方面:
- 沒有站在用戶角度規(guī)劃與設(shè)計(jì)系統(tǒng);
- 軟件需求變更、追加;
- 沒有處理好軟件與軟件間的關(guān)系。
處理好多個(gè)軟件間的關(guān)系,減少信息孤島
讓多個(gè)系統(tǒng)間的職責(zé)劃分清晰,減少各個(gè)系統(tǒng)各自為政處理相同的數(shù)據(jù),減少信息孤島的幾種方式:
- 數(shù)據(jù)接口:當(dāng)某事件發(fā)生時(shí),數(shù)據(jù)發(fā)送方通過一定規(guī)范格式將數(shù)據(jù)傳遞,接收方根據(jù)一定規(guī)則解析數(shù)據(jù),轉(zhuǎn)換成符合自己系統(tǒng)要求的數(shù)據(jù),存儲,給發(fā)送方返回提示;
- 統(tǒng)一編碼:將多個(gè)系統(tǒng)間的公共基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一編碼,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)通過統(tǒng)一規(guī)則相互交換;
- 整合平臺:通過各種手段從其他軟件系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù),給業(yè)務(wù)上相關(guān)的數(shù)據(jù)建立關(guān)聯(lián)關(guān)系,在一個(gè)統(tǒng)一平臺上處理、展示;
- 數(shù)據(jù)治理:基于大數(shù)據(jù)治理工具實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)管控與治理的功能,構(gòu)建元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)質(zhì)量等管理功能。