眾齊軟件內(nèi)部如何有效布置工作
眾齊軟件通過產(chǎn)品和服務(wù)賦能供熱行業(yè)，因此在產(chǎn)品研發(fā)投入上孜孜不倦，每年都會發(fā)布新的軟件產(chǎn)品版本，在服務(wù)上的投入巨大，配有專門的實施售后部門，全程跟進軟件實施的后續(xù)效果，保持幾年前的軟件版本都能進行升級和擴展。同時在公司內(nèi)部要求客戶的每一次服務(wù)申請都必須記錄，每一次服務(wù)結(jié)果都要進行滿意度調(diào)查。
但是，伴隨著產(chǎn)品的迭代和客戶的數(shù)量增長，這十多年公司開發(fā)了好幾款供熱軟件產(chǎn)品，同時每款軟件產(chǎn)品基本都迭代了幾十個版本。因此我們的兩百多家供熱企業(yè)客戶大部分都應(yīng)用了不同的軟件版本，還包括對接的幾百家銀行等接口。各家供熱企業(yè)復(fù)雜的應(yīng)用場景需要我們有一個高效協(xié)同的團隊來提供技術(shù)支撐，因此眾齊軟件的產(chǎn)品研發(fā)、項目管理、售后服務(wù)等工作如何順利展開，一直是公司的一項重大管理挑戰(zhàn)。
精益管理實踐
“開放、簡單、坦誠、責(zé)任”是公司的企業(yè)文化，公司一直在圍繞企業(yè)文化努力打造學(xué)習(xí)型組織；OKR、精益管理、持續(xù)改善是推動公司文化落地的組織方法；標(biāo)準化、可視化、看板化是公司推動管理實踐落地的具體行動。以上幾個方面眾齊軟件都是在努力踐行的，從目前看效果非常顯著。
這次的話題就是“如何有效布置工作”，這是由于公司的大部分同事都很年輕，只知道將心比心、感同身受，卻不知如何去推進一項任務(wù)真正落地。平時在公司內(nèi)部經(jīng)常能聽到類似的話語：
- 我已經(jīng)告訴他們怎么做了，但有些人沒行動。
- 我把工作安排清楚了，但對方提交的結(jié)果完全不是我想要的。
以上這兩種情況嚴重的時候非常消耗雙方的精力和信任，我們來分析一下問題是如何產(chǎn)生的。
問題一：我已經(jīng)告訴他們怎么做了，但有些人沒行動。
這種情況一般出現(xiàn)在跨部門一對多的任務(wù)安排的時候，比如運維部門安排服務(wù)人員為供熱企業(yè)強化密碼設(shè)置，運維部門下發(fā)了任務(wù)之后就靜候佳音了，但結(jié)果往往是好多人根本沒執(zhí)行。通過這樣一個列子我們能總結(jié)出一些共性的問題：
- 不同部門、不同領(lǐng)域的人對事情的認知不一樣，安排任務(wù)的人十萬火急，執(zhí)行的人卻認為可有可無；
- 任務(wù)安排者并沒有詳細調(diào)研現(xiàn)場各種狀況及應(yīng)對方案（如上面說的密碼加強調(diào)整，可能會涉及：應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫、第三方對接、供熱企業(yè)自身管理規(guī)定、系統(tǒng)管理員不想改密碼等狀況，甚至調(diào)整密碼后存在導(dǎo)致系統(tǒng)無法正常運行的可能），導(dǎo)致任務(wù)在執(zhí)行過程中遇到障礙，無法按計劃執(zhí)行；
- 任務(wù)安排著并沒有設(shè)定明確的監(jiān)督和驗收標(biāo)準；
- 執(zhí)行過程中缺乏溝通反饋機制。
綜上所述，在公司企業(yè)文化非常好的情況下，有人布置了一個任務(wù)卻無法收到期望中的結(jié)果時，我們就需要從任務(wù)布置者自身來找原因，要努力制定出切實可行的執(zhí)行方案：
- 一定要換位思考，要明白執(zhí)行任務(wù)的人往往不明白事情的背景和意義，要充分分享背景、目標(biāo)、意義；
- 一定要做足前期工作，把可能碰到的問題及應(yīng)對方式都梳理出來，方案不成熟時盡可能小范圍驗證，然后再大范圍布置工作；
- 安排的工作必須要清晰明了，大任務(wù)可以先進行分解，而且必須要明確可驗收的標(biāo)準和方法，讓執(zhí)行者不帶僥幸心理；
- 碰到執(zhí)行者停滯不前，要下去耐心收集意見反饋，緩解抗拒情緒，形成參與文化，改進執(zhí)行方案；
- 跨部門、跨業(yè)務(wù)布置工作的情況下，充分吸收業(yè)務(wù)部門主管領(lǐng)導(dǎo)的建議，按照輕重緩急，讓方案更加匹配當(dāng)前工作狀態(tài)。
問題二：我把工作安排清楚了，但對方提交的結(jié)果完全不是我想要的。
這種情況更是普遍，幾乎每天都出現(xiàn)各個工作現(xiàn)場，有時候這比不行動還可怕，因為努力半天做出來的成果可能相去甚遠。中國的語言和文字博大精深，加上每個人的視聽系統(tǒng)都只會接受自己想接受的信息，這會導(dǎo)致工作安排過程中雙方的理解出現(xiàn)極大的偏差，給公司造成重大損失。
那如何避免此類情況的發(fā)生呢，我們在項目管理上采用敏捷開發(fā)，充分發(fā)揮可視化、看板化、作戰(zhàn)室、站立會的價值來強化溝通和信息分享，并把范圍擴大到客戶和合作伙伴，努力消除理解偏差。同時在日常工作安排中，我們推薦日本精益企業(yè)的五步工作安排法，就是一件事情說五遍，典型場景如下：
- 領(lǐng)導(dǎo)對員工說：小A，麻煩你幫我做一件事情。員工說：好的，轉(zhuǎn)身就要走。
- 領(lǐng)導(dǎo)：別急，回來，麻煩你重復(fù)一遍。員工重復(fù)了一遍之后問我可以走了嗎？
- 領(lǐng)導(dǎo)：別著急，我再問你，你覺得我讓你做這件事的目的是什么？員工：您讓我做這事的目的是...這次我可以走了嗎？
- 領(lǐng)導(dǎo)：別著急走，我再問你，你做這件事情會不會出意外，出現(xiàn)什么情況你要向我匯報，出現(xiàn)什么情況你可以自己做主？員工：這件事情可能會出現(xiàn)這些狀況，出現(xiàn)這種我會找您，出現(xiàn)那種我自己做決定，您看可以嗎？。
- 領(lǐng)導(dǎo)：好，如果我自己讓你做這個事情，你有什么更好地想法和建議嗎？員工：如果按照我的想法來做，我打算...您看行不行（第五遍）。
核心思想就是要在交代工作過程中，啟發(fā)對方思考，發(fā)揮對方主觀能動性，最終在交流過程中達成共識。磨刀不誤砍柴工！
