如何面對項目延期
在項目管理的圈子里，聊到項目延期這件事仿佛就像家常便飯一樣，大家都見怪不怪了，不過從我們公司來看，項目發(fā)生延期的概率倒是明顯低于平均線的，可能與所處的行業(yè)有關。
了解眾齊軟件的伙伴們都知道，我們是一家專門做供熱信息化的企業(yè)，供熱行業(yè)有一個特點，就是供熱交費期比較集中，所以項目一般不敢延期，也最怕延期。雖說如此，但是項目做得多了，延期得事情還是會碰到，下面我們就聊一聊項目延期這件事。
為什么會延期
在項目實施過程中，導致項目延期的原因可以說是多種多樣，內部和外部的原因都有，但是常見的原因有以下幾方面：
進度計劃不合理
項目實施前，項目經(jīng)理應當根據(jù)項目的整體情況對進度進行規(guī)劃，合理的進度規(guī)劃是項目如期上線的重要保障，但是受制于整體戰(zhàn)略形勢、團隊文化和人員素質等諸多因素影響，進度計劃也會出現(xiàn)不合理之處：
- 遺漏項目任務：項目進行需求調研后，整體的項目邊界應該已經(jīng)確定，此時項目經(jīng)理要進行任務分解，在項目管理中叫WBS。任務分解要遵循百分百原則，即不能出現(xiàn)漏項，也不能包含不在項目范圍之內的任何產品或活動，如果項目經(jīng)理在此階段就遺漏了任務且不能及時發(fā)現(xiàn)，那么項目很有可能會出現(xiàn)延期。
- 工時預估不準：需求范圍模糊、任務理解不充分、預估方法不科學都會導致預估工時與實際所需時間出現(xiàn)偏差。雖然工時預估難以做到100%的準確，但是如果整體進度計劃中，出現(xiàn)了較大程度的偏差，那么還是會給工期和進度帶來不小的壓力。
- 客觀形勢所迫：受限于整體戰(zhàn)略形勢，項目能留給實施階段的時間已不足，項目經(jīng)理只能臨危受命，此時制定的進度計劃難免會偏于激進而合理性稍差。
資源分配不合理
做項目管理的人都知道，任何一個項目的資源都不可能是絕對充足的，那么如何合理地對資源進行分配就成了考研項目經(jīng)理地一道關卡。如一個收費客服綜合性項目，何時分配資源進行功能開發(fā)，何時分配資源進行接口調試，都是有一定的邏輯關系的，如果分配不合理，就會出現(xiàn)資源浪費，最終可能會延期。
需求變更頻繁
市場環(huán)境瞬息萬變、客戶需求與時俱進，再加上前期疏于考量的事情時有發(fā)生，導致項目需求一變再變，這些變化對項目活動是否按計劃推進都會產生影響。主要體現(xiàn)在兩點：
- 需求變更經(jīng)常導致返工和資源浪費，很多工作推翻重做。
- 對變更后的需求缺少有效的管理和控制，導致進度愈發(fā)失控。
如何有效控制延期
進度計劃多方求證
制定項目進度計劃后，要和負責項目的各個分管負責人進行求證，如收費系統(tǒng)產品經(jīng)理、數(shù)據(jù)遷移負責人、硬件采買人員等，得到大家的一致認可后，此份進度計劃則會更加合理且可操作性強。
制定高效的溝通機制
項目實施需要一個團隊的共同努力才能達成目標，團隊協(xié)作就會涉及到人與人溝通。我們要建立高效的溝通機制來確保團隊中各方成員實時信息共享，如周報、日報、定期會議、請假制度等。
規(guī)范和控制需求變更
當需求變更發(fā)生時，項目團隊要統(tǒng)一對項目目標的認知，再不影響項目主要目標的前提下再對需求進行規(guī)范控制管理，其主要步驟如下：
- 分析需求變更的背景和內外部原因，討論新需求的合理性以及可能帶來的隱患；
- 提交需求變更確認書給相關負責人，使其充分知曉該需求的設計方式及所帶來的影響；
- 若需求確定發(fā)生變更，則需要按照既定的優(yōu)先級和資源情況合理安排，保證項目目標不遭受沖擊。
發(fā)生延期了怎么辦
雖然我們已經(jīng)有很多手段來避免項目延期了，但是現(xiàn)實環(huán)境是非常復雜的，很多項目最終還是發(fā)生了延期。那么對已經(jīng)發(fā)生或即將發(fā)生的項目延期我們應該如何去做呢？
風險預警
項目延期一般都不會發(fā)生在一瞬間，它的出現(xiàn)是一個積累的過程，既然如此，我們應當在項目有延期風險的時候及時發(fā)出預警信號，必要時要對相關方發(fā)送正式的通知函件。項目延期必然會導致?lián)p失，但是為了使各方避免遭受更大的損失，延期預警顯得尤為重要，切忌項目延期在出現(xiàn)明顯趨勢或定勢的情況下，仍然瞞而不報。
補救措施
項目延期是各方人員都不愿看到的情況，但是如果不可避免或已經(jīng)發(fā)生了，那么我們應當考慮要采取什么措施進行補救。簡單分享幾項我個人的經(jīng)驗：
- 棄車保帥：在項目進度明顯滯后的情況下，與相關方協(xié)商，將資源集中在主要功能業(yè)務上，如將收費項目的常規(guī)渠道收費、打票業(yè)務完成上線，第三方以及自助渠道的收費業(yè)務延遲上線。
- 分步上線：如果是一個分布式項目，在沒有足夠資源支持同時上線的情況，那么就采取分步上線。如一個集團性公司，先讓某幾個重點公司上線，其他公司的業(yè)務由已上線的公司代為處理。
- 變更方案：原有的實施計劃、方案發(fā)生了延期，如果相關負責人表示可以接收替代方案，那么可以有效地挽回損失甚至成功將延期補救回來。如項目制定的硬件方案采購周期長，則采用利舊的方案能夠有效地挽回延期損失。當然變更方案所帶來的另一方面影響也要一并考慮，比如變更硬件涉及到的重新部署和資金問題等。
